Politique de protection des données à caractère personnel
EURO FIDES Crédit Management S.A.
EURO FIDES Crédit Management S.A.
EURO FIDES accorde une grande importance à la protection adéquate des données qu’elle traite, dont les données à caractère personnel. Par le biais de cette politique, EURO FIDES souhaite définir, à un niveau stratégique, de quelle manière les données sont utilisées dans le respect de la sécurité et de la confidentialité.
En particulier, EURO FIDES souhaite protéger les données des débiteurs, des clients et les données à caractère personnel mises à sa disposition par ces derniers.
Cette politique tente, en toute transparence, de reprendre les différents principes fondamentaux du REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (ci-dessous RGDP) applicables à dater du 25 mai 2018 et à fournir à chaque personne concernée les informations requises, à savoir quelles données sont collectées et traitées, pour quelles catégories de personnes, à quelles finalités, quelles sont les bases légales des traitements, quelles sont les durées de conservation de ces données et quelles sont les mesures techniques et organisationnelles appliquées pour maximaliser la sécurisation de ces données.
Grâce à cette politique, EURO FIDES entend appeler chaque personne impliquée dans le traitement électronique et papier à veiller au traitement correct des données à caractère personnel qui lui sont confiées, dans le cadre d’une vision commune et sur la base de notre volonté d’offrir des services de qualité.
Le présent manuel de politique sert de norme pour le traitement des données à caractère personnel assuré par EURO FIDES. Il sert de fil conducteur pour tous les processus de traitement et offre une norme de référence pour les activités d’audit et de contrôle. Le manuel de politique offre à chaque partie intervenante, collaborateur ou personne externe, la possibilité de consulter la politique en matière de protection des données.
Le manuel a également été rédigé pour toute personne endossant une fonction au sein d’EURO FIDES nécessitant de traiter des données à caractère personnel. Cette dernière utilise le présent manuel de politique pour élaborer des procédures et directives pour les collaborateurs internes et externes. Les parties pertinentes du présent manuel de politique sont traitées dans des contrats signés avec le personnel, les sous-traitants, les fournisseurs et autres tiers.
Par l’utilisation du site Internet, des commandes en ligne et autres produits et services (mobiles) d’EURO FIDES, la personne concernée marque son accord avec l’application de la présente politique de protection.
EURO FIDES se réserve le droit de modifier la présente politique. La version applicable peut être consultée à tout moment sur le site Internet d’EURO FIDES.
EURO FIDES Credit Management S.A.
siège social : Avenue Louise 523 à 1050 Bruxelles
sièges d’exploitation :
Rue de Lantin 155B/A à 4000 LIEGE
Interleuvenlaan 62 à 3001 HEVERLEE
inscrite à la BCE sous le numéro d’entreprise BE0421.412.045 représentée par son Administrateur délégué Monsieur Didier ZOVI
De manière générale EURO FIDES traite des données à caractère personnel :
ci-après dénommés « la personne concernée »
Ces données sont traitées conformément à la loi belge relative à la protection des données à caractère personnel et à compter de son entrée en vigueur, au Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD).
Le client mandate EURO FIDES dans le seul but d’une gestion d’échéancier, de l’achat ou du recouvrement de créances. De ce fait, EURO FIDES devient responsable du traitement des données à caractère personnel des débiteurs transmis par ses mandants.
Dans ce cadre, EURO FIDES veille à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que les traitements répondent aux exigences du RGPD.
Pour toutes demandes relatives aux données à caractère personnel, et notamment pour exercer les droits visés dans le cadre du RGPD, la personne peut contacter :
EURO FIDES Credit Management S.A.
Comité de pilotage
Rue de Lantin 155B 4000 Liège
Email : privacy@eurofides.eu
Tel : 04/223.34.00
Comment collectons-nous les données à caractère personnel ?
EURO FIDES collecte et traite, en fonction des besoins, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
EURO FIDES ne collecte aucune donnée concernant l’origine raciale ou ethnique, les données génétiques, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, ou des données concernant l’orientation sexuelle des personnes.
EURO FIDES traite uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires pour l’exécution de ses activités. Ainsi, les facteurs d’identification faisant partie des données à caractère personnel sont ramenés à un minimum. EURO FIDES vérifie l’intégrité et l’exactitude des données à caractère personnel tout au long du cycle de vie du traitement.
EURO FIDES collecte et traite les données de ses futurs clients sur base de leur consentement en vue de la conclusion et de l’exécution d’un contrat (convention de collaboration), ainsi que de la facturation, du suivi et de la perception de leurs factures, par le biais de tiers ou non. Ces données sont ensuite traitées sur base contractuelle. Elles seront conservées ultérieurement jusqu’à l’expiration des obligations de conservation légales fiscales et comptables.
Ces données personnelles sont destinées à être utilisées exclusivement à des fins internes. Elles ne seront communiquées à des tiers que si la personne concernée a donné son consentement, ce dernier pouvant être retiré à tout moment.
Dans le cadre de notre mission, à savoir la gestion d’échéancier, l’achat ou le recouvrement de créances, les données sont traitées à des fins d’administration financière ainsi que dans le but de fournir des informations sur la mission confiée, nos services ou la gestion des dossiers. Ces données peuvent également être traitées en vue de la gestion des informations clients à l’aide d’un CRM sous-traitant, lequel est lié contractuellement, ou encore pour exécuter les tâches nécessaires ou souhaitées qui sont attendues dans le cadre de la relation d’affaires.
En outre, ces données peuvent également être partagées avec des partenaires, des fournisseurs ou autres préposés, lorsque le traitement par ces tiers est nécessaire pour l’exécution de la mission pour laquelle EURO FIDES a été mandatée. Les conventions requises sont toujours conclues avec ces partenaires, fournisseurs ou autres préposés afin de limiter l’utilisation et le traitement de ces données et de garantir une protection suffisante de celles-ci. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur celui-ci et effectué avant ce retrait, ce dont la personne concernée a été dûment informée. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
Sur base de leur consentement, EURO FIDES traite également les données à caractère personnel de ses clients ou prospects pour leur communiquer ultérieurement des informations relatives à d’autres services ou produits fournis ainsi que pour la promotion de ses services, en ce compris par courrier, par email, par téléphone, ou via les plateformes publicitaires (tels que Google, Facebook, Twitter, LinkedIn etc.). Les données seront conservées ultérieurement jusqu’à l’expiration des obligations de conservation légales, notamment fiscales et comptables. Ces données ne sont communiquées à des tiers que si la personne concernée a donné son consentement, ce dernier pouvant être retiré à tout moment. Un lien de désinscription figure dans chaque communication électronique adressée à la personne concernée afin qu’elle puisse retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait, ce dont la personne concernée est informée avant de donner son consentement. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
En se basant sur le principe de l’intérêt légitime et dans le but de répondre à des objectifs de gestion et de pérennité de l’activité dans le temps, EURO FIDES utilisera les données collectées lors de salons, foires, évènements, networking, bouche à oreille, pour prendre contact à des fins commerciales (par mails, téléphone, courriers, ou tout autre canal) avec des personnes, sociétés, ayant marqué ou non leur intérêt pour nos activités / produits. La personne concernée pourra à tout moment indiquer qu’elle ne souhaite plus être contactée ou pourra marquer son consentement à être prospectée ultérieurement. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
Les clients d’EURO FIDES, dans le respect de leur intérêt légitime de saine gestion financière et sur base contractuelle, transmettent à EURO FIDES les données à caractère personnel pertinentes et adéquates (éventuellement de catégories particulières) en compatibilité avec l’exécution de sa mission, à savoir le recouvrement de créances (confiées ou achetées) par voie amiable et éventuellement judiciaire, précédée ou non de la gestion d’échéancier, et sans autre finalité ultérieure.
En tant que responsable du traitement, EURO FIDES va mettre en application toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’exactitude de ces données, notamment en transmettant ces données à des partenaires, fournisseurs ou autres préposés dont l’intervention est nécessaire à la bonne exécution de sa mission. Les conventions requises sont toujours conclues avec ces partenaires, fournisseurs ou autres préposés afin de limiter l’utilisation et le traitement de ces données et de garantir une protection suffisante de celles-ci (par exemple par la garantie de la destruction des données à la fin du traitement). Les données peuvent également être traitées uniquement en interne à des fins de statistiques, de reporting et d’analyses chiffrées ou pour maximaliser le recouvrement. Lors de ces traitements, une méthode de chiffrement va être appliquée afin de désagréger les données pour que la personne concernée ne soit plus identifiable et que le traitement n’entrave en rien les droits et libertés individuelles de la personne concernée. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
Dans l’exécution de ses missions, EURO FIDES va transmettre ou collecter des données à caractère personnel pertinentes et adéquates de débiteurs ou de clients (éventuellement de catégories particulières) provenant ou en direction de « tiers traitants », dont notamment CPAS, assistants sociaux, administrateurs de biens, greffes des tribunaux, avocats, curateurs, liquidateurs, médiateurs de dettes, notaires, huissiers, juges délégués, héritiers, établissements pénitentiaires, etc. Les données à caractère personnel des « tiers traitants » sont collectées dans l’unique but de l’exécution de la mission de recouvrement relativement au débiteur concerné et sur base de l’intérêt légitime. Elles pourraient être transférées vers notre client, au cas où celui-ci désire mettre fin à notre mission et continuer lui-même la récupération directement avec le tiers traitant. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
EURO FIDES, toujours dans l’exécution de sa mission, se constitue un réseau de conciliateurs indépendants, liés contractuellement dans le respect de l’article 28 du RGPD. Les données à caractère personnel des conciliateurs (ou candidats conciliateurs) sont collectées avec leur consentement et en vue de la conclusion d’un éventuel contrat de collaboration. Un extrait du casier judiciaire est demandé exclusivement en vue de l’obligation légale d’une demande d’agréation auprès du SPF Economie afin de pouvoir exercer une activité de recouvrement amiable. Dans l’éventualité où le contrat ne devrait pas être finalisé, cette donnée sera détruite dans le mois de la décision. EURO FIDES mandate le conciliateur dédié au secteur du débiteur afin d’effectuer des visites domiciliaires et lui transmet pour ce faire les données adéquates et pertinentes des clients et des débiteurs. Des mesures spécifiques de protections informatiques et organisationnelles ont été mises en œuvre pour l’exercice de ce traitement. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
Lors du recrutement, EURO FIDES collecte sur base de leur consentement, les données à caractère personnel des candidats. Les curriculums vitae et lettres de motivation, les résultats des tests, ainsi que les notes prises au cours de l’entretien de recrutement, sont ensuite traités aux fins d’assurer le suivi du trajet de recrutement. Les données nécessaires seront ensuite collectées et traitées en vue de la conclusion d’un contrat, et ensuite pour la gestion des ressources humaines et l’administration des salaires. EURO FIDES ne traite pas de données de santé excepté dans le cadre de la législation sur le bien-être au travail ainsi que pour la déclaration et la gestion des accidents de travail. Les données biométriques des employés sont utilisées dans l’unique but du fonctionnement de la pointeuse en vue de la gestion des prestations quotidiennes. EURO FIDES a l’obligation légale de transférer certaines données à des tiers, entre autres les instances publiques, le secrétariat social, la médecine du travail. EURO FIDES transfère les données adéquates et pertinentes vers d’autres partenaires ou fournisseurs, afin de faire bénéficier son personnel de différents avantages, toujours sur base du consentement (titres-repas et/ou éco-chèques, assurance hospitalisation, société de leasing, etc.). Ces partenaires traitent, pour le compte d’EURO FIDES, des données à caractère personnel pour une finalité bien déterminée. Les conventions requises sont toujours conclues avec ces partenaires ou fournisseurs pour définir le cadre du traitement et nous mettons tout en œuvre pour s’assurer qu’ils assurent la sécurité de vos données à caractère personnel. Dans de rares cas, EURO FIDES peut se retrouver dans l’obligation de divulguer des données à caractère personnel à la suite d’une ordonnance judiciaire ou pour satisfaire à une législation ou réglementation contraignante. Le traitement n’implique aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage. Le traitement n’implique aucun transfert de données vers un pays non membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
Suivant la réglementation en matière de protection des données, vous pouvez exercer les droits suivants :
EURO FIDES veille aux éventuelles restrictions applicables à ces droits.
Comment nous contacter pour l’exercice de ces droits ?
Vous pouvez nous contacter concernant l’exercice de ces droits ou pour toutes questions relatives à la protection des données à caractère personnel via l’adresse mail privacy@eurofides.eu ou via les coordonnées reprises au point 2.2. Vous pouvez également vous renseigner auprès de la nouvelle Autorité de protection des données (anciennement Commission de la protection de la vie privée) via le site : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
EURO FIDES conserve les données le temps nécessaire à l’exécution de sa mission ou, après la clôture du dernier dossier par le client, conformément à la législation et les obligations de conservation légales en matière fiscale et comptable. Toutes les autres données sont conservées durant le délai précité en matière fiscale et comptable. L’intérêt légitime existe également lorsqu’EURO FIDES doit conserver des données pour introduire, exercer ou étayer une éventuelle action en justice.
EURO FIDES applique des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
Ces mesures portent entre autres sur :
Toutes ces mesures sont développées dans le document « Mesures de sécurisation des données à caractère personnel ». EURO FIDES insiste sur la confidentialité des mots de passe.
EURO FIDES s’engage à protéger les données dès leur conception et par défaut, en prenant les mesures techniques et organisationnelles appropriées, en garantissant que seules les données à caractère personnel nécessaires au regard de chaque finalité spécifique sont traitées et en assortissant les traitements des garanties adéquates afin de répondre aux exigences du RGPD. EURO FIDES s’assure que seules les personnes agissant sous son autorité et liées contractuellement traitent les données dans le cadre de leurs attributions. EURO FIDES fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées répondant aux exigences du RGPD et garantissent la protection des droits de la personne concernées. Le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat.
Si un traitement devait être modifié (par exemple recours à une nouvelle technologie ou à un traitement automatisé), EURO FIDES procède à une analyse d’impact pour évaluer le risque au niveau des droits et libertés de la personne concernée. EURO FIDES, en application de l’article 30 du RGPD, tient à jour un registre interne des activités de traitement. EURO FIDES s’engage à coopérer avec l’autorité de contrôle, notamment en notifiant les fuites et les violations de données à caractère personnel. EURO FIDES n’a pas l’obligation de nommer un délégué à la protection des données (DPO). EURO FIDES dans le souci de respecter ses devoirs de responsabilité, a mis en place un comité de pilotage qui sera en charge de la surveillance et du suivi par des contrôles internes de la conformité des objectifs de cette politique de protection des données à caractère personnel.